Podatki

Artykuł - 19.06.2025

5 najczęstszych błędów w decyzjach podatkowych - jak ich unikać?

Decyzja podatkowa stanowi element wieńczący przeprowadzone postępowanie podatkowe. To co znajdzie się w jej treści zależy zatem od materiału zgromadzonego w tym postępowaniu. 
Organ podatkowy dokonuje wszczęcia postępowania podatkowego w drodze postanowienia. W niektórych przypadkach wszczęcie nastąpi również w drodze złożonego przez podatnika druku w sprawie podatku od nieruchomości. Niezależnie od procedury zastosowanej w sprawie, w dalszej kolejności gromadzone są dowody w sprawie. Na ich podstawie Organ podatkowy rozstrzyga o osobie podatnika, powierzchni lub wartości przedmiotu opodatkowania, a także zastosowanej stawcę podatku od nieruchomości. Decyzja podatkowa stanowi podstawę do zapłaty podatku od nieruchomości lub innego podatku lokalnego w wysokości w niej wskazanej. W związku z tym jej poprawność jest kluczowa dla skutecznej egzekucji zobowiązań podatkowych i bezpieczeństwa budżetu JST. Oto 5 przykładowych błędów, które pojawiają się w decyzjach organów podatkowych i mogą prowadzić do jej uchylenia przez SKO lub sądy administracyjne – i sposoby, jak ich uniknąć.

---

1. Brak lub wadliwe uzasadnienie faktyczne i prawne

Problem:

 Decyzja ogranicza się do lakonicznego stwierdzenia wysokości podstawy opodatkowania i podatku, bez wyjaśnienia, jak gmina ustaliła te wartości. Powtarzalność wydawanych decyzji podatkowych powoduje korzystanie z bardzo ogólnikowych szablonów nie uwzględniających indywidualnego przypadku. 

Skutek:

Taka decyzja może być uznana za naruszającą art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią obligatoryjnym elementem decyzji podatkowej jest uzasadnienie faktyczne i prawne. Oznacza to, że organ podatkowy w decyzji powinien powołać nie tylko przepisy prawa umożliwiające nałożenie podatku w określonej sytuacji, lecz także przedstawić okoliczności faktycznych, które zaistniały w sprawie. Podatnik z uzasadnienia decyzji powinien dowiedzieć się czym kierował się organ podatkowy rozstrzygając w jego sprawie podatkowej. Element ten umożliwia sporządzenie właściwie zbudowanego odwołania przez podatnika. Wobec tego, niewłaściwe zredagowanie uzasadnienia decyzji, ze względu na trudności w kontroli instancyjnej, może prowadzić do uchylenia decyzji organu podatkowego nawet jeżeli wysokość podatku wydaje się być prawidłowa. 

Jak uniknąć:

• Zawsze wskazuj: źródła danych (ewidencja gruntów, deklaracja, oględziny), sposób wyliczenia, powiązanie z przepisem prawa.
• W sprawach skomplikowanych uzasadnienie powinno być zindywidualizowane i wskazywać przebieg przeprowadzonego postępowania podatkowego, zgromadzone dowody wraz z ich oceną w powiązaniu z obowiązującymi przepisami prawa.
• Konsultacje z prawnikiem specjalizującym się w podatkach lokalnych.

---

2. Nieuwzględnienie zmiany stanu faktycznego w trakcie roku

Problem:

Brak korekty decyzji w przypadku zakończenia budowy, zmiany sposobu użytkowania czy podziału nieruchomości. Do nieprawidłowości dochodzi w szczególności w ramach corocznego wymiaru podatków lokalnych wobec osób fizycznych. Nieuwzględnienie okoliczności wpływających na wysokość podatku, czy nawet na istnienie obowiązku podatkowego w przypadku sprzedaży nieruchomości, powoduje, że nowa decyzja podatkowa na kolejny rok podatkowy jest niewłaściwa. 

Skutek:

Podatnik może skutecznie podważyć decyzję jako wydaną na podstawie nieaktualnych danych. W odwołaniu od decyzji podatnik może wnioskować o jej uchylenie w całości lub w części i o wydanie nowej decyzji nawet w ramach tzw. autokontroli (art. 226 Ordynacji podatkowej). W tym wypadku wobec jednoznacznego naruszenia przepisów prawa decyzja podatkowa może zostać uchylona lub zmieniona zgodnie z kierunkiem wskazanym w odwołaniu już na etapie organu I instancji.  

Jak uniknąć:

• Weryfikuj dane z EGB, wnioski z Wydziału Architektury, zawiadomienia z nadzoru budowlanego, akty notarialne oraz inną korespondencję, która wpłynęła do organu podatkowego do końca roku lub tuż przed generowaniem decyzji wymiarowych. W takie sytuacji w przypadku nadmiaru obowiązków możliwe jest chwilowe “zablokowanie” generowania decyzji wymiarowej u konkretnego podatnika w celu uniknięcia błędów w decyzji. Wymiar podatku może zostać bez przeszkód zrealizowany po uwzględniu zmiany danych w systemie podatkowym.
• Jeżeli zmiana nastąpiła w trakcie roku i wpływa na roczny wymiar podatku niezwłocznie należy przy zastosowaniu art. 254 Ordynacji podatkowej  dokonać zmiany decyzji.

---

3. Wadliwe ustalenie podstawy opodatkowania budowli

Problem:

Przyjęcie wartości budowli bez dokumentacji lub błędne zastosowanie amortyzacji (zamiast wartości początkowej wg ewidencji środków trwałych). Ustalenie wartości budowli niewyodrębnionej w ewidencji środków trwałych może generować problemy po stronie organów podatkowych jak i podatników. Podatnik jako podmiot zobowiązany do złożenia druku podatkowego powinien tą wartość wskazać organowi podatkowemu. Często ma on jednak problem z właściwym jej oszacowaniem lub wskazana przez niego wartość w sposób oczywisty odbiega od wartości rynkowej. Zadaniem organu podatkowego jest ustalenie podstawy opodatkowania zgodnie z obowiązującymi przepisami - czyli ani nie w sposób zbyt wygórowany ani nie jako wartość zaniżoną. W tym celu konieczne może okazać się powołanie biegłego. 

Skutek:

Niewłaściwe ustalenie wartości budowli prowadzi do zaniżenia lub zawyżenia podatku. Powoduje to nie tylko wadliwość decyzji, która może zostać podważona przez podatnika. W kontekście osób prawnych możliwe jest określenie przez organ podatkowy w przeciągu 5 kolejnych lat podatkowych odmiennej wartości budowli. Wydanie decyzji przypisującej podatek do zapłaty w przypadku osoby prawnej skutkuje obowiązkiem zapłaty również odsetek liczonych od pierwotnego terminu płatności!   

Jak uniknąć:

• Ustalenie wartości budowli powinno odbywać się na podstawie dokumentów świadczących o wartości budowli lub na podstawie ewidencji środków trwałych, jeżeli jest ona prowadzona przez podatnika.
• W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do właściwej wartości warto uzyskać opinie biegłego rzeczoznawcy - powołanego przez organ podatkowy lub opinie prywatną wydaną na zlecenie podatnika.

---

4. Niewłaściwe zastosowanie stawki podatkowej

Problem:

Zastosowanie niewłaściwej stawki, szczególnie w kontekście stawek maksymalnych przewidzianych względem nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w sposób znaczący wpływa na wysokość podatku od nieruchomości. W ustawie o podatkach lokalnych wprowadzono również inne stawki preferencyjne takie jak tzw. “stawka medyczna”.  

Skutek:

Zawyżenie wysokości podatku i zastosowanie stawki nieuzasadnionej indywidualną sytuacją podatnika, spowoduje uchylenie decyzji w sprawie podatku. Zaniżenie wysokości podatku i nieuwzględnienie prowadzonej działalności gospodarczej wpływa negatywnie na dochody gminy. Jednocześnie, może w kolejnych latach prowadzić do zmiany decyzji podatkowej, jeżeli organ podatkowy ujawni nieprawidłowości w tym zakresie. Pociąga to za sobą ryzyko powstania obowiązku dopłaty istotnych kwot podatku.

Jak uniknąć:

• Zawsze weryfikuj, czy w sprawie wyjaśniono wszystkie okoliczności związane ze sposobem użytkowania nieruchomości lub czy nie rozszerzono w sposób nieuprawniony przesłanek objęcia Twojej nieruchomości stawką maksymalną.
• Opieraj się na aktualnym orzecznictwie dotyczącym stosowania stawek maksymalnych czy stawek preferencyjnych.
• Pamiętaj o klasyfikacji zawartej w ewidencji gruntów i budynków w zakresie rodzaju użytku gruntu jak i sposobu określenia funkcji budynku. 

---

5. Nieprawidłowe doręczenie decyzji

Problem:

Decyzja wysłana na nieaktualny adres, mimo wskazania przez podatnika aktualnego adresu do doręczeń. Częstym problemem w przypadku nieodebranych przesyłek jest niewłaściwe realizowanie przez operatora pocztowego procedury podwójnej awizacji pozwalającej na zastosowanie fikcji doręczenia. Obecnie istotne jest również zweryfikowanie przez organ podatkowy czy podatnik posiada adres do e-doręczeń, na który powinna być realizowana procedura doręczenia decyzji podatkowej. 

Skutek:

Podatnik może skutecznie twierdzić, że decyzja nie została doręczona. Tym samym takie terminy jak termin zapłaty zobowiązania podatkowego lub termin do złożenia odwołania nie zaczynają biec. W dalszej kolejności wystawione upomnienie oraz tytuł wykonawczy są niezasadne. 

Jak uniknąć:

• Wprowadzaj na bieżącą do systemu podatkowego wszelkie zmiany dotyczące adresu do korespondencji. Sprawdzaj aktualność adresu w dostępnych ewidencjach, jeżeli jest to pierwszy kontakt z podatnikiem. Pomocne mogą być w tym zakresie dane z ewidencji ludności, ewidencji gruntów i budynków, KRS czy CEIDG w przypadku przedsiębiorców. 
• Zadbaj o formalności doręczeniowe (dowód doręczenia, wskazanie dat awizacji, data odbioru).
• Weryfikuj podatnika w bazie adresów do e-doręczeń. 

---

Podsumowanie:

Zasadniczo, błędy wynikają nie z braku wiedzy, lecz z rutyny i presji terminów. Warto wdrożyć w urzędzie:

• checklisty przed wydaniem decyzji, 
• zadbać o właściwy podział obowiązków oraz ilość pracowników obsługujących postępowania podatkowe,
• konsultacje z prawnikiem specjalizującym się w podatkach lokalnych.

---

Masz pytania lub potrzebujesz wzoru dobrze uzasadnionej decyzji?
Skontaktuj się pod numerem telefonu lub za pomocą formularza kontaktowego – wspieramy JST w poprawnym stosowaniu prawa podatkowego. Jeżeli jesteś podatnikiem pomożemy zweryfikować poprawność Twojej decyzji podatkowej.